業務內容:冷卻風扇的制造
用途:付款審批,行程表管理,信息共享
日本器計制作所主要向電腦、導航儀、汽車音響等設備廠商提供冷卻風扇,其幾乎所有產品均由廣州市番禺區舊水坑技華電子廠負責生產。技華電子廠的主要品牌為SEPA,此風扇產量達到每月130萬臺,為日本器計制作海外制造的核心。中國國內主要向在日本和中國擁有生產據點的汽車產業供貨。技華電子廠選擇了Garoon作為其和本公司交流的工具。本期我們有請副總經理古賀秀樹先生和我們分享導入前的課題,以及導入后的效果。(采訪日:2018年8月)
今回本期我們訪問了生產冷卻風扇的廣東省廣州市番禺區舊水坑技華電子廠。
主力生產品牌冷卻風扇「SEPA」
即時接單生產200種以上產品
日本計器制作所從前身的富士計器制作所時代起,專注生產電子計器,1985年推出了目前的主力品牌SEPA。日本計器所在日本茨城縣守谷市設有研究所,除冷卻風扇之外還專注開發自公司品牌配件與裝置PIEZO PUMP。
日本計器制作所于1994年在香港設立了海外分公司,同時在廣州省廣州市開設了技華電子廠作為生產核心。工廠廠房共4層,面積達到5000平方米,工廠總面積達到7200平方米,目前員工超過600名,隨時接單生產200種以上的各種尺寸的風扇。
廣州市番禺區舊水坑技華電子廠
古賀秀樹?副總經理
生產200種類以上各種尺寸的冷卻風扇
然而近年隨著中國制造業用人費用的增加,和25年前相比成本效益大幅降低,生產現場經驗十分豐富的古賀副總經理強調說:“目前積極導入自動化以及減少制造工數等合理管理比起以往更加重要。”“阻礙中日之間頻繁交流的業務的,并非兩者語言的區別,更大的阻力來自于根本想法與文化的不同。比起相互的個人主張,應該更加重視調整組織整體的合理性。”這也是古賀總經理獨到的見解。
使用郵件附件發送單據
中日之間的付款審批業務耗時3天以上
工廠內各種設備材料等采購費用,大都是由中國廣州市工廠員工發起的,許多情況下由于金額限制導致流程無法在中國國內完結,而需要日本總公司的批準。此項申請業務一直是通過郵件進行的,在決策者繁忙時,往往會優先手頭的其它業務,而無法立即批準申請,事后有時也會忘記。特別是有的案件批準人多達十人以上,即使申請內容完全沒有特殊情況,也會由于各個決策者業務繁忙,往往完成批準至少需要三天時間。
另外,申請單據的形式為電子表格,決策者需要將自己的電子印章加蓋在表格上,必須將表格下載到本地硬盤上,加蓋并再次發送,這項作業既繁瑣又費時,并且最終經過批準的文件由個人保管,很容易發生人為錯誤與疏漏。
各種費用的付款審批業務
大幅縮短了決策耗時
【付款審批業務】
管理公司內所有采購相關的費用根據申請內容,均可選擇使用申請書模板申請。例如訂購新模具時花費的研磨等關于修正的費用,可使用模具申請書申請。提前申請諸如半導體等數月之后才需要使用的材料時,可使用提前安排申請書申請。日本總公司還利用Garoon系統進行休假管理以及加班管理等。
提前申請需耗時準備的資財時,可使用“提前安排申請書界面”。
【行程管理】
Garoon不僅能夠管理各種出差或者會議等自身的行程,還能共享日本總公司與中國制造據點所有員工的行程,公司也規定在Garoon上所登錄的行程為最優先行程。
共享日本總公司與中國制造據點所有員工的行程
【信息共享(space)】
使用Garoon Space功能共享日本與中國之間的關聯部門的信息。例如上傳中日各方的品質管理部門報告,既可以共享信息,又可以構筑部門的信息庫,十分方便查詢品質管理方面的歷史信息。
使用Space功能共享日本與中國之間的關聯部門的信息。
可使用移動設備在任何場所進行付款審批
大幅縮短應對時間,實現當日決策
【付款審批】
以往付款審批業務都需要花費三天以上的時間,導入了Garoon,之后實現了當日審批,大幅縮短了業務時間。古賀副總經理回顧道:“Garoon大幅簡化了付款審批業務,以往每天花費一小時以上的業務,現在十分鐘之內就可以完成”。如此大幅提升日本總公司與中國方面溝通效率,以及業務速度。
下面讓我們來看看Garoon具體從哪些方面改善了業務。
其一是節省了以往添加郵件附件等下載和再次上傳的時間。其二是通過事先登錄決策者,徹底解決郵件決策時的疏漏問題。并且通過智能手機等設備,決策者可以在任何地方任何時間完成批準。
通過系統的一元化管理,大幅減少將文件下載并上傳到員工服務器等耗時的手動業務,十分有利于提高業務效率。
【行程表管理】
以往在召開會議時大部分都是口頭約定時間,導入了Garoon之后,調整多名員工參加的會議變得十分輕松,并且還可以自由查詢并參加與自己業務相關的其他部門的會議,對業務產生了良性刺激。
【信息共有(space)】
可以輕松管理生產現場的照片以及圖片文件。為了改善生產工程和各種治具,工廠內經常攝影具體改善部位的照片。以往需要在會議之前將巨大的圖像文件加為郵件附件并發送給所有會議成員,導入Garoon之后直接在系統上就可以輕松獲取。
導入時采用自上而下的方法
傾聽現場的意見,提高使用便利度
古賀副總經理進一步談道:“改變已經習慣的業務處理方法,最初現場一定會提出許多反對意見。所以在導入初期自上而下才是上策。而關于各種具體的模板表格等的制作,則需要認真傾聽現場的意見,與才望子案件負責人協力推進,才能制作更加方便現場使用的系統。”
然而在實際導入時遇到的問題是,中國方面有很強的問題意識,然而日本總公司并無法像中國方面一樣察覺到新系統帶來的益處。古賀副總經理為了讓日本品質管理部門也進一步理解導入Garoon系統對中國和日本方面有怎樣的促進效果,特地親自前往日本向各個部門詳細說明。
“Garoon是一個一旦上手就離不開的系統”,古賀副總經理自信的說道。Garoon已成為了日本計器制作所中國與日本方面交流的重要工具。
日本計器制作所今后打算進一步強化付款審批業務的功能。比如宴請等應酬費用,往往申報金額和實際金額會有差距。這樣的情況下必須再次申請,十分耗時耗力。今后打算進一步將系統改良為在同一界面能夠申請金額變更,進一步提高工作效率。
與此同時古賀副總經理還提到今后會將space進一步規則化,它不再是單純的聯絡手段,而是經系統管理的中日之間信息共享的重要手段。
好地址:廣東省廣州市番禺區大龍街舊水坑
聯系方式:020-3456-8602
企業網站:http://www.nipponkeiki.co.jp/
業務內容:冷卻風扇的生產制造
導入產品:
主要用途:付款審批、行程表管理、信息共享(space)